Tapahtuman vastuuhenkilön/-henkilöiden tehtäviin kuuluu:
• Suunnittelee kokonaisuuden ja välittää tiedot seuran hallitukselle
• Viestii Rovaniemi Climbing -Whatsapissa
• Valmistelee halutessaan somemateriaalin, jonka hallitus julkaisee. Hallitus viestii myös sähköpostilla jäsenille.
• Kerää ilmoittautuneet
• On yhteydessä maanomistajaan tai tapahtumapaikkaan mikäli osallistujia on yli 10 hlö tai muuten on tarpeen
Tapahtumista on tiedotettava jäsenistölle save-the-date-hengessä neljä viikkoa etukäteen. Tällöin seuran on mahdollista tukea tapahtumaa tarpeenmukaan taloudellisesti. Huomioithan, että vain ennakkoon hallituksella hyväksytetyt kulut maksetaan kuitteja vastaan takaisin. Tapahtuman tietojen tarkentuessa viestintää jatketaan ja lisätään tapahtuman lähestyessä.